- Streekarchief Voorne-Putten, Rozenburg
Streekarchief Voorne-Putten,
Openbaar belang
De gemeenschappelijke regeling is het resultaat van de wens om het culturele erfgoed, zoals dat door de deelnemers hoofdzakelijk in de vorm van archieven wordt overgebracht, op deskundige wijze centraal te doen beheren. Op grond van art. 12 van de Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling “Streekarchivariaat Voorne-Putten en Rozenburg” is de gemeente verplicht de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archieven over te brengen naar een archiefbewaarplaats die voldoet aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2010.
Hoofdtaak van het Streekarchief is het in stand houden, veilig stellen (indien nodig conserveren en restaureren) toegankelijk maken en ter beschikking stellen van de overgebrachte collecties. Daarnaast heeft het Streekarchief als belangrijke taak inspectie uit te oefenen op het beheer van de nog niet overgebrachte deelnemersarchieven.
Bestuurlijk belang
Beschrijving bestuurlijk belang
Per 1 januari 2019 zijn de deelnemers de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne. Het Waterschap Hollandse Delta is per 1 januari 2018 uit dit samenwerkingsverband getreden.Elke deelnemer aan de regeling is vertegenwoordigd in het bestuur. Het voorzitterschap berust per 2019 bij de burgemeester van Brielle.
In het voorjaar van 2019 is de wijziging van de gemeenschappelijke regeling in werking getreden en is de regeling omgezet van een openbaar lichaam naar een bedrijfsvoeringsorganisatie. Dat betekent onder andere dat in plaats van twee bestuursorganen (een algemeen en dagelijks bestuur), het samenwerkingsverband nog maar één bestuursorgaan kent.
Stemverhouding
Binnen het bestuur hebben alle gemeenten één stem, met uitzondering van Nissewaard, die heeft twee stemmen.Afgesproken prestaties
Ten behoeve van het bestuur is een aantal instrumenten ontwikkeld om meer en beter inzicht te geven in de ontwikkeling van het beleid en het beheersen van de bedrijfsprocessen.
Jaarlijks wordt aan het bestuur de begroting en rekening voorgelegd.
Eenmaal per jaar wordt in principe aan het algemeen bestuur een managementrapportage (marap) voorgelegd met een indeling volgens het werkplan.
Tot slot stelt de streekarchivaris jaarlijks een verslag op van zijn werkzaamheden.Risico's beleidsmatig
Een risico voor een kleinschalige gemeenschappelijke regeling als deze is een eventuele uittreding van één der partijen. Hoewel de kans daarop met de huidige deelnemers gering wordt geacht, zou een uittreding inhouden dat de doelstellingen met drie in plaats van vier partijen moeten zien te worden gerealiseerd. Daarnaast kent het Streekarchief een relatief kleine organisatie waardoor het kwetsbaar is op moment dat een medewerker of vrijwilliger (langdurig) uitvalt.
Indicatoren 2019
Netto schuldquote
Solvabiliteitsratio
Structurele exploitatieruimte
Weerstandsvermogen
-/- 84%
98%
0
Uitstekend
Financiën 2019
Financiële bijdrage Gemeente Nissewaard
Bijdrage
€ 250.896
Eigen vermogen
31-12-2018
31-12-2019
€ 514.752
€ 484.112
Vreemd vermogen
31-12-2018
31-12-2019
€ 16.895
€ 68.909
Financieel resultaat
31-12-2018
31-12-2019
€ 82.442
€ 21.790
Marktontwikkelingen
Vanwege uittreding van het Waterschap Hollandse Delta per 1 januari 2018 en de omzetting van de samenwerkingsvorm naar een bedrijfsvoeringsorganisatie in het voorjaar van 2019 is de financiële verdeelsleutel herzien. De bijdrage van de vier overgebleven deelnemers in de exploitatiekosten van het Streekarchief wordt als volgt over de gemeenten verdeeld: Brielle 19,5%, Hellevoetsluis 22,5%, Nissewaard 50%, Westvoorne 8%. Deze verdeling wordt om de vier jaar, en dus voor het eerst in 2022 ten behoeve van de begroting voor het jaar 2023, heroverwegen en opnieuw vastgesteld door het bestuur van het streekarchief.
Hoewel het Streekarchief het depot is voor het oud-archief, dat wil zeggen bestemd voor gegevensdragers die ouder dan twintig jaar zijn (hoewel die termijn naar verwachting terug wordt gebracht naar 10 jaar), is de toenemende digitalisering een ontwikkeling die inmiddels ook van invloed is op het werk van het Streekarchief. Ook voor het digitale archief moet een permanente bewaaroplossing worden gevonden. De inrichting van een e-depot en annex daaraan de huisvesting, zijn dan ook opgaves voor het Streekarchief waar haar inspanning momenteel naar uitgaat. In opdracht van het Streekarchief is door een extern bureau in 2019 onderzoek gedaan naar de behoefte en mogelijkheden omtrent een zogenaamde e-depotvoorziening. In 2020 zal naar verwachting besluitvorming over gaan plaatsvinden binnen het bestuur van het Streekarchief. Ook is in 2019 onderzoek gedaan naar verbeterde huisvestingsmogelijkheden voor het Streekarchief, maar finale besluitvorming heeft niet plaatsgevonden.