- Streekarchief Voorne-Putten, Rozenburg
Streekarchief Voorne-Putten,
Openbaar belang
De gemeenschappelijke regeling is het resultaat van de wens om het culturele erfgoed, zoals dat door de deelnemers hoofdzakelijk in de vorm van archieven wordt overgebracht, op deskundige wijze centraal te doen beheren. Op grond van art. 12 van de Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling “Streekarchivariaat Voorne-Putten en Rozenburg” is de gemeente verplicht de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archieven over te brengen naar een archiefbewaarplaats die voldoet aan de eisen gesteld in de Archiefregeling 2010.
Hoofdtaak van het Streekarchief is het in stand houden, veilig stellen (indien nodig conserveren en restaureren) toegankelijk maken en ter beschikking stellen van de overgebrachte collecties. Daarnaast heeft het Streekarchief als belangrijke taak inspectie uit te oefenen op het beheer van de nog niet overgebrachte deelnemersarchieven.
Bestuurlijk belang
Beschrijving bestuurlijk belang
Per 1 januari 2019 zijn de deelnemers de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Nissewaard en Westvoorne. Het Waterschap Hollandse Delta is per 1 januari 2018 uit dit samenwerkingsverband getreden.Elke deelnemer aan de regeling is vertegenwoordigd in het bestuur. Het voorzitterschap berust per 2019 bij de burgemeester van Brielle.
In het voorjaar van 2019 is de wijziging van de gemeenschappelijke regeling in werking getreden en is de regeling omgezet van een openbaar lichaam naar een bedrijfsvoeringsorganisatie. Dat betekent onder andere dat in plaats van twee bestuursorganen (een algemeen en dagelijks bestuur), het samenwerkingsverband nog maar één bestuursorgaan kent.
Stemverhouding
Binnen het bestuur hebben alle gemeenten één stem, met uitzondering van Nissewaard, die heeft twee stemmen.Afgesproken prestaties
Ten behoeve van het bestuur is een aantal instrumenten ontwikkeld om meer en beter inzicht te geven in de ontwikkeling van het beleid en het beheersen van de bedrijfsprocessen.
Jaarlijks wordt aan het bestuur de begroting en rekening voorgelegd.
Eenmaal per jaar wordt in principe aan het algemeen bestuur een managementrapportage (marap) voorgelegd met een indeling volgens het werkplan.
Tot slot stelt de streekarchivaris jaarlijks een verslag op van zijn werkzaamheden.Risico's beleidsmatig
Een risico voor een kleinschalige gemeenschappelijke regeling als deze is een eventuele uittreding van één der partijen. Hoewel de kans daarop met de huidige deelnemers gering wordt geacht, zou een uittreding inhouden dat de doelstellingen met drie in plaats van vier partijen moeten zien te worden gerealiseerd. Daarnaast kent het Streekarchief een relatief kleine organisatie waardoor het kwetsbaar is op moment dat een medewerker of vrijwilliger (langdurig) uitvalt.
Indicatoren 2019
Netto schuldquote
Solvabiliteitsratio
Structurele exploitatieruimte
Weerstandsvermogen
-/- 84%
98%
0
Uitstekend
Financiën 2019
Financiële bijdrage Gemeente Nissewaard
Bijdrage
€ 250.896
Eigen vermogen
31-12-2018
31-12-2019
€ 514.752
€ 484.112
Vreemd vermogen
31-12-2018
31-12-2019
€ 16.895
€ 68.909
Financieel resultaat
31-12-2018
31-12-2019
€ 82.442
€ 21.790
Marktontwikkelingen
Vanwege uittreding van het Waterschap Hollandse Delta per 1 januari 2018 en de omzetting van de samenwerkingsvorm naar een bedrijfsvoeringsorganisatie in het voorjaar van 2019 is de financiële verdeelsleutel herzien. De bijdrage van de vier overgebleven deelnemers in de exploitatiekosten van het Streekarchief wordt als volgt over de gemeenten verdeeld: Brielle 19,5%, Hellevoetsluis 22,5%, Nissewaard 50%, Westvoorne 8%. Deze verdeling wordt om de vier jaar, en dus voor het eerst in 2022 ten behoeve van de begroting voor het jaar 2023, heroverwegen en opnieuw vastgesteld door het bestuur van het streekarchief.
Hoewel het Streekarchief het depot is voor het oud-archief, dat wil zeggen bestemd voor gegevensdragers die ouder dan twintig jaar zijn (hoewel die termijn naar verwachting terug wordt gebracht naar 10 jaar), is de toenemende digitalisering een ontwikkeling die inmiddels ook van invloed is op het werk van het Streekarchief. Ook voor het digitale archief moet een permanente bewaaroplossing worden gevonden. De inrichting van een e-depot en annex daaraan de huisvesting, zijn dan ook opgaves voor het Streekarchief waar haar inspanning momenteel naar uitgaat. In opdracht van het Streekarchief is door een extern bureau in 2019 onderzoek gedaan naar de behoefte en mogelijkheden omtrent een zogenaamde e-depotvoorziening. In 2020 zal naar verwachting besluitvorming over gaan plaatsvinden binnen het bestuur van het Streekarchief. Ook is in 2019 onderzoek gedaan naar verbeterde huisvestingsmogelijkheden voor het Streekarchief, maar finale besluitvorming heeft niet plaatsgevonden.
- Syntrophos
Syntrophos
Openbaar belang
Op 1 maart 2013 is de gemeenschappelijke regeling Syntrophos van start gegaan. Syntrophos is een samenwerkingsverband van Westvoorne, Brielle en Nissewaard, waarin deze gemeenten gezamenlijk hun werkzaamheden op het gebied van ICT en Geo-informatie hebben ondergebracht. Redenen daarvoor waren het verminderen van kwetsbaarheid, het vergroten van de slagkracht, het beter mee kunnen gaan met nieuwe ontwikkelingen en landelijke eisen, het beheersen van de kosten, het gezamenlijk kunnen doen van noodzakelijke investeringen en het verbeteren van de dienstverlening.
Deze samenwerking biedt in de snelle technologische ontwikkeling van informatievoorziening veel voordelen bij nieuwe ontwikkelingen. Anderzijds kan voor het functioneren van de gemeente ook een risico zitten in het op afstand zetten van noodzakelijke ICT-kennis en infrastructuur.
Bestuurlijk belang
Beschrijving bestuurlijk belang
Er is een algemeen en een dagelijks bestuur. In het algemeen bestuur is elk van de deelnemende gemeenten met één lid vertegenwoordigd. Het lid van de gemeente Nissewaard is voorzitter van zowel het algemeen als het dagelijks bestuur. In de besluitvorming telt de stem van Nissewaard voor vier, die van Brielle en Westvoorne elk voor één. Deze stemverhouding is nog gebaseerd op de start van de regeling toen Spijkenisse (3 stemmen) en Bernisse (1 stem) zelfstandig deelnemer waren. Momenteel is een besluit in voorbereiding om te komen tot een bedrijfsvoeringsorganisatie op grond van de aangepaste regelgeving. Per1 oktober 2019 is de gemeente Hellevoetsluis toegetreden tot de de gemeenschappelijke regeling. De stemverhouding is per die datum gewijzigd in Brielle 1 stem, Hellevoetsluis 2 stemmen, Nissewaard 4 stemmen en Westvoorne 1 stem. De ontwikkeling rond de ambtelijke samenwerking op Voorne zal worden gevolgd.Stemverhouding
67% (4 van 6 stemmen). Na 1 oktober 50% (4 van 8 stemmen)Afgesproken prestaties
De prestaties zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met een daaraan gekoppeld service level agreement. Hierin komt tot uitdrukking wat, wanneer en tegen welke kwaliteit Syntrophos levert en tegen welke prijs.
Syntrophos als opdrachtnemer en de deelnemende gemeenten als opdrachtgevers dragen samen zorg voor de realisatie van zes strategische doelstellingen:- het bijdragen aan een betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen;
- het bieden van continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid;
- het verder verhogen van de kwaliteit van de processen;
- het verder verhogen van de vakkundigheid, bekwaamheid en deskundigheid van medewerkers;
- het efficiënt inzetten van de beschikbare capaciteit;
- het realiseren van besparingen door schaalvoordelen.
Naast deze doelstellingen wordt op basis van afzonderlijke overeenkomsten de veiligheid geregeld in overeenstemming met landelijke regelgeving en uitgangspunten.
Risico's beleidsmatig
Syntrophos is een redelijk jonge organisatie en heeft de afgelopen jaren te maken gehad met zowel technisch als organisatorische problemen. Deze zijn in een meerjarenplan aangepakt met als doel in 2018 een volwassen organisatie te zijn. De aanpak is in de laatste fase aangekomen, hierover wordt het bestuur maandelijks geïnformeerd. Aspecten als steeds verder oplopende beveiligingseisen en de voorbereidingen voor de toetreding van Hellevoetsluis als deelnemer in combinatie met extra efficiency maatregelen vragen om extra aandacht en capaciteit tijdens het meerjarenverbeterproces. De vergelijking van de kosten per inwoner afgezet tegen het landelijk gemiddelde geeft aan dat de opgenomen efficiency taakstelling een lastige opgave is.
Operationele risico’s in de zin van verstoringen van het netwerk met gevaar voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van de gemeenten zijn in het aflopen jaar zeer beperkt voorgekomen. In ieder geval binnen de daarvoor gestelde normen.Indicatoren 2019
Netto schuldquote
Solvabiliteitsratio
Structurele exploitatieruimte
Weerstandsvermogen
62,18%
1,37
100%
€ 210.796
Financiën 2019
Financiële bijdrage Gemeente Nissewaard
Bijdrage 2019
€ 7.854.805
Eigen vermogen
31-12-2018
31-12-2019
€ 130.673
€ 210.796
Vreemd vermogen
31-12-2018
31-12-2019
€ 10.744.323
€ 15.007.393
Financieel resultaat
31-12-2018
31-12-2019
€ 31.938
€ 38.858
Marktontwikkelingen